Calculadora Fator R Simples Nacional

Tudo sobre o Fator R do Simples Nacional

O Fator R é um mecanismo fiscal criado pela Lei Complementar nº 123/2006 (com redação dada pela Lei Complementar nº 155/2016) para incentivar a geração e manutenção de empregos formais e a remuneração legal dos sócios por meio do pró-labore. Ele estabelece que empresas que prestam serviços intelectuais, técnicos, científicos ou artísticos possam pagar menos tributos se investirem parcela relevante de sua receita na folha de pagamento.

1. A fórmula legal e o limite de 28%

O cálculo básico do Fator R divide o total de gastos com a folha de salários dos últimos 12 meses pela receita bruta total acumulada dos últimos 12 meses:

Fator R = Folha de Salários nos 12 meses anteriores (FS12) ÷ Receita Bruta Total nos 12 meses anteriores (RBT12r)

O resultado dessa divisão define o anexo de tributação:

• Fator R igual ou superior a 0,28 (28,00%): a empresa é tributada pelo Anexo III, cuja alíquota inicial é de apenas 6,00% na 1ª faixa.
• Fator R inferior a 0,28 (28,00%): a empresa é tributada pelo Anexo V, cuja alíquota inicial é de 15,50% na 1ª faixa.

2. Quais atividades estão sujeitas ao Fator R?

O Fator R não se aplica a todas as empresas do Simples Nacional. Comércios (Anexo I), indústrias (Anexo II) e diversas prestações de serviços convencionais (como reparos, limpeza, manutenção e vigilância) tributam diretamente por seus anexos originários, sem variação de alíquota pela folha.

A sistemática incide especificamente sobre as atividades de serviços previstas no art. 18, § 5º-J da Lei Complementar nº 123/2006, tais como:

• Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador (software) e suporte de tecnologia da informação;
• Arquitetura, urbanismo, engenharia civil, elétrica, mecânica e demais especialidades técnicas;
• Medicina, odontologia, psicologia, fisioterapia, fonoaudiologia, enfermagem e clínicas de saúde;
• Perícias, leilões, avaliações técnicas e auditorias contábeis;
• Agências de publicidade, propaganda, pesquisa de mercado e design;
• Jornalismo, produção de conteúdo e relações públicas;
• Laboratórios de análises clínicas ou de pesquisa científica.

3. O que integra a Folha de Salários (FS12) e o Regime de Caixa

A folha de salários para fins do Fator R não se resume ao salário base dos empregados. De acordo com a regulamentação do Comitê Gestor do Simples Nacional (Resolução CGSN nº 140/2018, art. 26) e a Solução de Consulta Cosit nº 17/2021, integram o cálculo:

• Salários e remunerações de pessoas físicas: pagamentos feitos a trabalhadores empregados com carteira assinada (CLT) e autônomos prestadores de serviço com recolhimento previdenciário;
• Pró-labore: remuneração mensal formal paga aos sócios e administradores que trabalham na empresa;
• 13º Salário: pago na competência de incidência previdenciária;
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): encargos patronais previdenciários efetivamente recolhidos;
• FGTS: valores de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço recolhidos no período.

Regime de Caixa Obrigatório: De acordo com a Solução de Consulta Cosit nº 17/2021, a apuração da FS12 segue obrigatoriamente o regime de caixa (montantes efetivamente desembolsados nos 12 meses anteriores), independentemente de a empresa ter optado pelo regime de competência para a tributação mensal de seu faturamento no PGDAS-D.

Despesas expressamente proibidas de serem computadas na FS12:

• Distribuição de lucros ou dividendos aos sócios e titulares;
• Aluguéis de imóveis, máquinas ou equipamentos;
• Bolsas ou valores pagos a estagiários (conforme Lei nº 11.788/2008);
• Pagamentos efetuados a fornecedores ou serviços tomados de Microempreendedor Individual (MEI).

4. Receita Bruta Total (RBT12r)

A RBT12r representa a receita bruta acumulada nos 12 meses anteriores ao período de apuração, considerando a totalidade dos estabelecimentos da empresa (matriz e filiais). Conforme o art. 18, § 5º-M da LC nº 123/2006, devem ser somadas conjuntamente:

• Receitas auferidas no mercado interno;
• Receitas decorrentes de exportações de mercadorias ou serviços para o exterior.

A janela dos 12 meses anteriores encerra-se antes da competência mensal que está sendo apurada, não se confundindo com o faturamento do próprio mês.

5. Casos de Folha e Receita Zero (Resolução CGSN nº 140/2018, art. 26)

O art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018 estabelece regras estritas para situações em que a receita bruta ou a folha de salários resultam em zero:

• Períodos posteriores ao mês de início de atividade (art. 26, § 7º, incisos I a IV):
  • FS12 = 0 e RBT12r = 0: Fator R fixado legalmente em 1,00% (0,01), enquadrando no Anexo V (art. 26, § 7º, inciso I).
  • FS12 > 0 e RBT12r = 0: Fator R fixado legalmente em 28,00% (0,28), enquadrando no Anexo III (art. 26, § 7º, inciso II).
  • FS12 = 0 e RBT12r > 0: Fator R fixado legalmente em 1,00% (0,01), enquadrando no Anexo V (art. 26, § 7º, inciso IV).
  • FS12 > 0 e RBT12r > 0: Fator R apurado pela divisão direta entre a FS12 e a RBT12r (art. 26, § 7º, inciso III).
• Próprio mês de início de atividade (art. 26, § 6º):
  • FSPA > 0 e RPAr = 0: Fator R fixado em 28,00%, enquadrando no Anexo III (art. 26, § 6º, inciso I).
  • FSPA = 0 e RPAr > 0: Fator R fixado em 1,00%, enquadrando no Anexo V (art. 26, § 6º, inciso II).
  • FSPA > 0 e RPAr > 0: apuração pela razão direta entre FSPA e RPAr (art. 26, § 6º, inciso III).
  • FSPA = 0 e RPAr = 0: a legislação não fixa percentual fictício nem enquadramento automático nessa hipótese. O resultado é mantido como indeterminado, recomendando-se conferência no PGDAS-D ou com profissional contábil.

6. Transição de 2026 para 2027 (Resolução CGSN nº 190/2026)

A Resolução CGSN nº 190/2026 promoveu alterações estruturais no art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018 para harmonização com a Reforma Tributária do Consumo, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027:

• Competências de 2026: Mantém-se inalterada a janela dos 12 meses anteriores ao período de apuração (sem defasagem). Para empresas em início de atividade, a anualização pela média aplica-se do 2º ao 12º mês, passando à regra regular a partir do 13º mês.
• Competências a partir de 2027:
  • Nova janela temporal: A FS12 e a RBT12r passam a ser calculadas com base nos 12 meses antecedentes ao mês anterior ao período de apuração (defasagem de um mês, art. 26, § 7º).
  • Primeiro e segundo mês de atividade: O Fator R é presumido por lei em 28,00% (0,28), garantindo o enquadramento no Anexo III sem necessidade de comprovação prévia de folha (art. 26, § 6º).
  • 3º ao 13º mês de atividade e períodos posteriores ao segundo mês (art. 26, § 7º): Adota-se a anualização pela média dos meses antecedentes ao mês anterior ao período de apuração multiplicada por 12 (ex: no 3º mês considera-se apenas o 1º mês anualizado; no 13º mês consideram-se os meses 1 a 11 anualizados).
  • A partir do 14º mês (mais de 13 meses): A empresa passa a dispor dos 12 meses antecedentes ao mês anterior e é enquadrada pela regra geral regular de 2027 (art. 26, § 7º).

7. Fontes Oficiais e Legislação de Consulta

• Lei Complementar nº 123/2006 — Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte.
• Resolução CGSN nº 140/2018 (Texto Compilado Oficial) — Regulamento do Simples Nacional (art. 26).
• Solução de Consulta Cosit nº 17/2021 — Vinculação da folha de salários do Fator R ao regime de caixa.
• Resolução CGSN nº 190/2026 — Alterações para a Reforma Tributária com efeitos a partir de 2027.
• Perguntas e Respostas do Simples Nacional — Manual Oficial da Receita Federal do Brasil.